Qué debe revisar un supervisor antes del cierre de planilla
Un procedimiento corto para que cada supervisor entregue al área de planilla un periodo revisado: lo programado contra lo marcado, las novedades, los responsables y una lista para el siguiente cierre.
Equipo EnTurno4 min de lectura
La planilla se cierra en una oficina, pero se decide en la operación. Quien sabe por qué alguien salió tarde el jueves, o por qué no marcó el domingo, es el supervisor de ese equipo. Si esa información llega tarde o no llega, el área de planilla termina adivinando.
Este procedimiento está pensado para que cada supervisor dedique un rato fijo antes de cada cierre y entregue su equipo revisado. No requiere hojas de cálculo: requiere mirar lo mismo, en el mismo orden, cada vez.
Contrasta lo programado con lo marcado
Empieza por las diferencias. No hace falta revisar cada turno que salió según el rol; hace falta revisar los que no.
Cada diferencia termina de una de tres formas: se confirma, se corrige la marcación con la hora real o se registra la novedad que la explica.
| Persona | Programado | Marcado | Qué revisar |
|---|---|---|---|
| Persona A | 14:00–22:00 | 13:58–22:40 | 40 minutos después de las 22:00: ¿fue sobretiempo autorizado? |
| Persona B | 06:00–14:00 | 06:25–14:00 | Llegada tarde de 25 minutos: ¿hay una novedad que la explique? |
| Persona C | 22:00–06:00 | Sin salida | Falta una marcación: hay que completarla con la hora real |
| Persona D | Descanso | 10:00–16:00 | Trabajó en su día de descanso: ¿tiene descanso sustitutorio en la semana? |
Esquema ilustrativo. Las personas y horas son un ejemplo, no datos de un cliente.
Cada fila de esta tabla termina de una de tres formas: se confirma lo que pasó, se corrige una marcación con la hora real o se registra la novedad que lo explica. Lo que no se debe hacer es borrar la diferencia para que «cuadre» con lo programado. El registro de control de asistencia (D.S. 004-2006-TR) tiene que reflejar lo que pasó, y la planilla paga lo trabajado.
Pon atención especial a dos casos:
- Las salidas después de las 22:00. Los 40 minutos de la persona A son tiempo en la franja nocturna y, si fueron autorizados, sobretiempo (el turno nocturno).
- El día de descanso trabajado. Si la persona D no tiene un descanso sustitutorio en la misma semana, ese día se paga con la labor efectuada más una sobretasa del 100 % (descanso semanal y feriados).
Identifica las novedades que necesitan revisión
Además de las diferencias de horario, revisa las novedades del periodo:
- Ausencias: descansos médicos, permisos, vacaciones. ¿Están registradas con sus fechas? ¿Tienen su aprobación? Un descanso médico sin fechas exactas complica la cuenta de los 20 días que paga el empleador (descansos médicos).
- Cambios de turno: si dos personas intercambiaron turnos, ¿quedó reflejado en el rol, o el rol dice una cosa y las marcaciones otra?
- Sobretiempo: ¿cada hora de más tiene a alguien que la autorizó? El sobretiempo es voluntario y debe estar autorizado (registro de sobretiempo).
Lo que no tenga explicación al cierre se anota como pendiente, con nombre y fecha. Un pendiente visible es mejor que una corrección silenciosa.
Confirma quién es responsable de cada equipo
Cuando un equipo cambia de supervisor a mitad de periodo (vacaciones, rotación, un relevo), el cierre suele caer en un vacío. Antes de cerrar, confirma:
- Quién revisa cada equipo en este periodo.
- Si hubo un cambio, desde qué fecha responde el nuevo supervisor y quién revisa los días anteriores.
- Que quien revisa tenga acceso a las personas que tiene que revisar, y solo a ellas.
Entrega la información a planilla
El supervisor no liquida la planilla. Entrega un periodo revisado: horas ordinarias, sobretiempo, horas nocturnas, horas en día de descanso o feriado, y ausencias, todo por persona. Con eso, el área de planilla calcula las remuneraciones, las sobretasas y los descuentos, y luego declara en la PLAME.
La entrega es mejor cuando:
- Llega en la fecha acordada, todos los periodos.
- Dice explícitamente qué quedó pendiente y por qué.
- Usa los mismos nombres de tipos de hora que usa el área de planilla.
Una lista de revisión para el siguiente cierre
Copia esta lista y úsala en cada cierre:
- Revisé las diferencias entre lo programado y lo marcado.
- Completé las marcaciones faltantes con la hora real.
- Cada hora de sobretiempo tiene quien la autorizó.
- Los días de descanso trabajados tienen su descanso sustitutorio o están marcados para pago.
- Las ausencias del periodo tienen fechas y aprobación.
- Los cambios de turno quedaron en el rol.
- Está claro quién responde por cada equipo.
- Anoté los pendientes con nombre y fecha.
En EnTurno cada supervisor ve a su equipo en el portal de supervisores: las marcaciones contra el turno programado, las solicitudes de ausencias por aprobar y las horas separadas por tipo. El área de planilla recibe el reporte de horas del periodo y liquida con sus propias herramientas.
Este procedimiento es una guía operativa. No reemplaza la revisión de tu responsable laboral.